Playbooks de Pré-Renovação: como antecipar ações estratégicas antes do contrato vencer

Quando usar esse Playbook?

• Para garantir que nenhum contrato chegue ao vencimento sem ação do time de CS.

• Para organizar reuniões estratégicas antes da data crítica.

• Para antecipar negociações de condições comerciais.

• Para validar se o cliente está percebendo valor antes de renovar.

Como configurar no CustomerX

1. Criar um novo Playbook

• Vá em Playbooks → Novo Playbook.

• Título: Pré-renovação de contrato – alerta e acompanhamento.

• Categoria: Financeiro.

• Descrição: Dispara ações quando faltam X dias para o encerramento de um contrato, garantindo acompanhamento pré-renovação.

2. Definir o gatilho

• Escolha Contrato se encerra em X dia(s) (Verifica 1 vez por dia).

• Defina a quantidade de dias antes do encerramento:

  • Ex.: 30 dias → acompanhamento com um mês de antecedência.

  • Ex.: 15 dias → alerta mais próximo da data.

• (Opcional) Marque se deseja incluir contratos com renovação automática.

3. Configurar as ações

Após identificar os contratos próximos do vencimento, defina as ações:

1. Criar tarefa para o CSM

   • Nome da tarefa: Reunião de pré-renovação.

   • Jornada: Renovação.

   • Prazo: até 7 dias.

   • Objetivo: revisar resultados, alinhar expectativas e iniciar negociação.

2. Alterar Health Score (opcional)

   • Adicionar pontos se a pré-renovação estiver em andamento.

   • Ou diminuir pontos se o contrato está perto do fim sem ação do CS.

3. Notificação automática

   • Enviar e-mail ou alerta interno para o CSM responsável.

Exemplo prático

Um contrato vence em 30 dias.

• O Playbook detecta automaticamente.

• O CSM recebe uma tarefa agendada para agendar a call de pré-renovação.

• A saúde do cliente pode ser ajustada para refletir esse momento crítico.

Assim, a conversa de renovação não acontece em cima da hora, mas com tempo para negociar, reforçar valor e evitar surpresas.

Boas práticas

• Configure o Playbook para disparar com pelo menos 30 dias de antecedência (dependendo do ciclo de vendas/renovação da sua empresa).

• Crie checklists nas tarefas de pré-renovação: revisão de resultados, métricas de uso, percepção de valor, próximos objetivos.

• Combine com outros Playbooks: se o cliente tiver baixo engajamento próximo da renovação, crie alertas extras para reforçar a atenção.

• Não confie apenas na renovação automática use esse momento para revalidar o valor entregue.